Online samenwerken met SharePoint

Steeds vaker hoor je de term SharePoint voorbijkomen. Maar wat is dat nu eigenlijk? En is het geschikt voor ieder bedrijf of organisatie?

SharePoint is een onderdeel van de Microsoft Office 365 familie. Het heeft als voordeel dat je altijd en overal bij je bestanden kunt. SharePoint helpt een organisatie productief te zijn, om kennis te delen en om informatie snel op te kunnen zoeken. Mensen kunnen overal ter wereld bij hun bestanden. Op ieder apparaat zowel op een smartphone, tablet, pc en laptop. Dit betekent dat je documenten altijd bij de hand hebt. Nuttige informatie wordt verzameld en gedeeld op één plaats die door iedereen geraadpleegd kan worden. De taken van gebruikers en het beheer worden sterk vereenvoudigd.

Voordelen van SharePoint

• Volledige integratie met Microsoft Office Word, Outlook en Excel
• Documenten worden goed gearchiveerd, geen rommelige bestandsmappen op het netwerk
• Verbetering van het projectbeheer
• Enorme tijdwinst tijdens opzoekingen naar informatie
• Bestanden zijn overal ter wereld te openen

Heeft SharePoint ook nadelen? Wellicht wel. Een nadeel kan zijn dat het beheer van rechten een lastige opgave kan zijn. Vooral als je vooraf niet goed hebt bepaald wie bij welke bestanden mag. Daarnaast wisselen medewerkers van afdelingen, taken of verlaten de organisatie. De beheerder moet dit goed in de gaten houden, net zoals ook bij andere netwerkoplossingen.

Conclusie

SharePoint wordt door bedrijven gebruikt om kennis te delen, de samenwerking te verbeteren, nieuwe kanalen te gebruiken, dubbel werk uit te bannen en te besparen door systeemintegratie. Met een goede inrichting en goed beheer, is het werken met SharePoint ideaal voor ieder bedrijf of organisatie.