Steeds vaker hoor je de term SharePoint voorbijkomen. Maar wat is dat nu eigenlijk? En is het geschikt voor ieder bedrijf of organisatie?
SharePoint is een onderdeel van de Microsoft Office 365 familie. Het heeft als voordeel dat je altijd en overal bij je bestanden kunt. SharePoint helpt een organisatie productief te zijn, om kennis te delen en om informatie snel op te kunnen zoeken. Mensen kunnen overal ter wereld bij hun bestanden. Op ieder apparaat zowel op een smartphone, tablet, pc en laptop. Dit betekent dat je documenten altijd bij de hand hebt. Nuttige informatie wordt verzameld en gedeeld op één plaats die door iedereen geraadpleegd kan worden. De taken van gebruikers en het beheer worden sterk vereenvoudigd.
Voordelen van SharePoint
- Volledige integratie met Microsoft Office Word, Outlook en Excel
- Documenten worden goed gearchiveerd, geen rommelige bestandsmappen op het netwerk
- Verbetering van het projectbeheer
- Enorme tijdwinst tijdens opzoekingen naar informatie
- Bestanden zijn overal ter wereld te openen
Heeft SharePoint ook nadelen? Wellicht wel. Een nadeel kan zijn dat het beheer van rechten een lastige opgave kan zijn. Vooral als je vooraf niet goed hebt bepaald wie bij welke bestanden mag. Daarnaast wisselen medewerkers van afdelingen, taken of verlaten de organisatie. De beheerder moet dit goed in de gaten houden, net zoals ook bij andere netwerkoplossingen.
Conclusie
SharePoint wordt door bedrijven gebruikt om kennis te delen, de samenwerking te verbeteren, nieuwe kanalen te gebruiken, dubbel werk uit te bannen en te besparen door systeemintegratie. Met een goede inrichting en goed beheer, is het werken met SharePoint ideaal voor ieder bedrijf of organisatie.
Vanaf 1 november 2023 heeft Microsoft de security defaults ingeschakeld voor alle klanten. Dit is een gratis functie die uw account beschermt tegen ongeautoriseerde toegang, phishing en andere cyberaanvallen.
Wat zijn security defaults? Security defaults zijn een reeks basisbeveiligingsinstellingen die Microsoft standaard toepast voor alle klanten. Een aantal voorbeelden hiervan zijn:
- Verplichte multifactorauthenticatie (MFA) voor alle gebruikers en beheerders. Dit betekent dat je naast je wachtwoord een tweede vorm van verificatie moet gebruiken, zoals een code die naar uw telefoon wordt gestuurd of een app-melding.
- Beperkte toegang tot beheerdersportalen. Alleen gebruikers met een rol op het hoogste niveau, zoals globale beheerder of beveiligingsbeheerder, kunnen inloggen op de Azure-portal, het Microsoft 365-beheercentrum en andere beheerdersportalen.
- Blokkering van verouderde verificatiemethoden. Sommige apps en apparaten gebruiken verouderde protocollen die geen MFA ondersteunen, zoals IMAP, POP of SMTP. Deze worden geblokkeerd om te voorkomen dat hackers je account overnemen.
Wat betekent dit voor jou? We hebben inmiddels voor alle klanten de security defaults aangezet. Je hoeft hiervoor niets te doen. Echter zul je wel enkele veranderingen opmerken in de manier waarop je inlogt op je account en de apps die je gebruikt.
De meest ingrijpende veranderingen zijn:
- Je zult MFA moeten instellen en gebruiken voor elke keer dat u inlogt op uw account. Je kunt dit doen via de Microsoft Authenticator-app, een sms-bericht, een telefoongesprek of een hardwaretoken.
- Je zult alleen toegang hebben tot de beheerdersportalen als je een rol op het hoogste niveau hebt. Als jeeen lagere rol hebt, zoals gebruikersbeheerder of factureringsbeheerder, zult je geen toegang meer hebben tot deze portalen.
- Je zult geen apps of apparaten meer kunnen gebruiken die verouderde verificatiemethoden gebruiken. Je zult moeten overschakelen naar moderne apps of apparaten die MFA ondersteunen, zoals Outlook, Teams of OneDrive.
We hopen dat je deze verandering ziet als een kans om je account nog veiliger te maken en je gegevens te beschermen. Als je vragen of opmerkingen hebt, kun jec ontact met ons opnemen via Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.of 013-5041888
Het werken in de Cloud wordt steeds populairder. Het biedt een bedrijf namelijk heel veel voordelen. Cloudopslag betekent dat je bestanden opgeslagen worden op het internet en je ze ook vanaf het internet kan openen. Je kunt je zowel vanuit huis, vanaf je werk of vanaf je vakantieadres bij al je bestanden, agenda en e-mail.
Samenwerken wordt veel gemakkelijker in de Cloud. Het biedt namelijk de mogelijkheid om aan dezelfde bestanden te werken en deze op te slaan vanuit een centraal punt. Zo kun je met meerdere mensen tegelijkertijd aan hetzelfde Word- en Excelbestand werken en wordt het document automatisch opgeslagen.
Veel ondernemers zijn nog terughoudend om bedrijfsgegevens over te hevelen naar de Cloud. Ze zijn vaak bang voor ingrijpende veranderingen en bang dat de gegevens voor het oprapen liggen. Toch is angst in veel gevallen niet nodig. Met een goede voorbereiding, plan van aanpak en een goede beveiliging is een overgang naar de Cloud in veel gevallen goed te integreren binnen je bedrijf. Daarnaast zijn cloudoplossingen altijd op maat. Je bepaalt zelf wat je wel en niet in de Cloud zet.
Hybride Cloud oplossing
100% werken in de Cloud is volgens ons het beste. Al je bestanden worden gesynchroniseerd en je bent verzekerd van een goede e-maildienst. Volledig werken in de Cloud is voor sommige bedrijven echter niet mogelijk vanwege technische beperkingen van bijvoorbeeld het administratiepakket. De softwareleverancier is dan niet voorbereid om de producten web-based aan te bieden. Of ze bieden een cloudoplossing tegen ontzettend hoge kosten aan. De oplossing is dan om Hybride in de Cloud te gaan werken. Dus wel e-mail en bestanden in de Cloud, maar het administratiepakket of andere software lokaal op een server.
Onze conclusie is dat werken in de Cloud veel voordelen biedt, maar dat de gebruiker zich vooral moet afvragen welke informatie hij of zij wel of niet in de Cloud wil en kan brengen. Cloud computing is een kwestie van vertrouwen en beleving.
In de cloud werken? Wij adviseren u graag!
Als je met je bedrijf wilt gaan werken in de Cloud. Laat je dan vooraf goed adviseren. Neem contact met ons op voor meer informatie of een vrijblijvend advies op maat. De mogelijkheden zijn verfrissend en eindeloos.